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為什么企業都要組建項目管理辦公室PMO?
來源:易卓項管 編者:sylvia 瀏覽量:6241 文字大小: 【小】 【中】 【大】
- 項目資源有限,誰應負責項目排序并根據優先級分配資源?
- 項目間的資源發生沖突,誰應負責資源平衡與協調?
- 各部門項目運作方式五花八門,誰應負責統一管理工具?模板及流程?
- 誰應負責多個項目目標一致并符合公司戰略要求?
- 項目經理能力參差不齊,成長緩慢,工作碰壁,誰應負責他們的持續發展及培訓設定?
- 多項目環境下誰應負責監控各個項目的情況并確保項目整體處于正常狀態?
- 各個項目績效表現不一,誰應負責項目績效的考核?

- 上述問題會經常困擾沒有項目管理辦室(PMO)的組織,并往往由于項目管理人員全部陷于某個單一項目使問題難于解決。事實上,許多企業在考慮組建項目管理辦公室,或已經組建了項目管理辦公室,但卻沒有實現預期的效果。


近年來,越來越多的企業意識到了項目成敗與企業生存發展之間的聯系,開始將項目管理與公司的戰略緊密結合。項目管理已不單單是在組織的項目部門內部實施,而是逐步演化成為機構整體管理的重要組成部分,即實施“基于項目的管理”。
“基于項目的管理”就是將項目實施作為企業戰略實現的重要手段和方法,將項目管理通過對組織層面的業務、管理、考核、激勵流程和機制的規范來確保在整個組織內共享資源,建立適于項目的組織結構和業務管理流程,從項目的管理出發來支持組織戰略目標的實現。這一方法也就是所謂的“組織級項目管理”,而承擔組織級項目管理的一個重要組織就是企業項目管理辦公室PMO。

項目管理辦公室是企業設立的一個職能機構名稱,也有的稱作項目管理部、項目辦公室或項目管理中心等,英文為: program management office ,縮寫簡稱:PMO。
PMO是在組織內部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門,是提高組織管理成熟度的核心部門,它根據業界最佳實踐和公認的項目管理知識體系,并結合企業自身的業務和行業特點,以此確保項目成功率的提高和組織戰略的有效貫徹執行。
PMO最早出現于20世紀90年代初期。當時PMO僅提供了很少的服務和支持工作,而更多被企業用來“管制”項目經理,而不是為他們提供項目管理的方向和指導。在90年代后期,對于企業領導來說,將項目放到整個企業的運作中統一管理的需要變得越來越明顯,PMO隨之大量地出現。不論是對于項目經理還是企業主管人員來說,PMO都被證明是理想的選擇。因為公司需要建立一個可以執行商業策略的理想環境,PMO實現了這一點,它對每一個項目根據商業策略進行評估和排序,然后對他們進行恰當的資源分配
伴隨著項目管理理念的深入和項目管理價值的日益凸現,管理層逐漸認識到項目管理對提高企業經濟效益和利潤將產生非常巨大的有利影響,越來越多的企業以項目為單元進行企業的戰略分解與任務執行。隨著專業分工的細化,越來越多的跨職能的項目出現在企業里面,如何在跨職能的項目之間進行資源優化組合、管理好各項目的風險、進度等就變得越來越重要。為了更好地解決資源沖突,復制已有項目的成功經驗,規范企業的項目管理標準,項目管理辦公室(PMO)應孕而生。
PMO是在組織內部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門,是提高組織管理成熟度的核心部門,它根據業界最佳實踐和公認的項目管理知識體系,并結合企業自身的業務和行業特點,為組織量身定制項目管理流程、培養項目經理團隊、建立項目管理信息系統、對項目提供顧問式指導、開展多項目管理等,以此確保項目成功率的提高和組織戰略的有效貫徹執行。
PMO在企業中擔當著建立規范項目管理標準、總結最佳實踐、解決資源沖突、培養項目經理團隊、項目評審以及建設組織級項目管理體系等責任。


責任與功能


PMO通常具有如下的責任與功能:

1.為項目經理項目團隊提供行政支援,如項目各種報表的產生;
2.最大限度的集中項目管理專家,提供項目管理的咨詢與顧問服務;
3.將企業的項目管理實踐和專家知識整理成適合于本企業的一套方法論,提供在企業內傳播和重用;
4.在企業內提供項目管理相關技能的培訓;
5.PMO可以配置部分項目經理,有需要時,可以直接參與具體項目,對重點項目給與重點支持。
PMO可以是臨時機構,也可以是永久機構。臨時機構往往用來管理一些特定項目,如企業購并項目。永久性PMO適用于管理具有固定時間周期的一組項目,或者支持組織項目的不斷進行.


目的


具體來說建立項目管理辦公室的是為了滿足兩方面的需要:

一、滿足商業競爭的需要

早期建立PMO的一個重要原因是失敗的項目給企業所帶來的痛苦感受。而現代商業社會競爭的殘酷性,使得任何企業都有可能因為個別項目的失敗而陷入困境。項目的成敗在當今社會已經和企業的成敗密不可分了,由此產生了對PMO的迫切需求。
一個成功的中大型企業必然有許多的項目在進行,是否有優秀的項目管理技術人才,成為是否能夠在有限的時間及成本條件下,完成客戶需求的關鍵。但是,再優秀的人才都不可避免的有各種局限,況且一個企業所能擁有的優秀人才是有限的。大量項目的實施過程中,必然要求企業有一個對項目工作提供強大支持的機構,來協助項目經理項目團隊及時、有效地克服各種困難,高質量、高績效的完成項目。為了讓項目管理技術和經驗能夠成為企業的組織財富,最終能改善項目團隊的整體生產力和提高企業的獲利能力,在企業內部建立PMO就有其必然性和緊迫性。

一旦項目開工,PMO就持續地對每一個項目的變化進行監控,提供各種項目經理和項目團隊的所需要的支持與服務。這里我要強調的一個關鍵就是隨著企業戰略的變化,任何一個項目的狀況也要跟著發生變化。PMO通過對項目進行修正,加速,終止或是優先權的排序,實現了項目向適應企業戰略變化的方向調整,以滿足商業競爭的需要。

二、滿足合理配置資源的需要

要想獲得PMO所帶來的好處,企業的大小首先要達到一定的級別。如果一個企業每年只有一個項目,那就不要在PMO上浪費有限的資源了。對于一個有眾多項目的企業來說,你會發現項目經理相當多,每一個都具有不同的技能和經驗。這些項目經理經常不會意識到其他項目的成功,甚至不知道其他人在做什么。如果出現類似的情況的話,就應該建立PMO了。任何一個PMO的運轉都需要資金和人員的投入。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的,它讓項目經理能夠在企業中更好、更快、更節省地執行項目工作。因為PMO是在整個企業運作的高度而不是單個項目的高度將企業有限的資源進行合理分配,同時為項目經理項目團隊提供各種支持,確保符合企業戰略的項目成功實施。

集中化的PMO就可以保證所有的項目經理具有核心的項目管理技能,使用共同的方法,處理過程和模板,并得到企業最高層的支持。PMO組織的簡單性使得每個人都可以建立這樣的辦公室。但是PMO人員配置是非常重要而復雜的工作。為了具有在各方面提供支持和配置資源的能力,PMO應該包括企業的高層主管、項目經理、各類專項專家、項目協調人員等角色。





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