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評估是企業項目管理改進的起點
來源:易卓項管 編者:Mae 瀏覽量:4893 文字大小: 【小】 【中】 【大】
企業項目管理是現代知識經濟時代,科學企業管理發展到一定階段的產物,然而多徐企業盲目上馬企業項目管理,致使項目管理成為空架子。那么如何改進企業的項目管理呢。

企業項目管理的改進也是需要循序漸進的,主要從這樣幾個因素來考慮:


1、企業的不同發展時期PMP
對于一些初創的企業來說,生存往往是第一位的,“企業戰略”可能暫時還是奢侈品。這是企業需要的靈活應變的能力,靠的是一些領導人的個人魅力和聰明才智。但是當企業已經能夠解決初期的生存問題后,進入一個相對穩定的時期,企業有了一定的規模,就一定會考慮自己今后的長遠發展問題,要考慮如何建立企業的管理體系,用制度來管理。企業規模越大,所面臨的管理問題就越多,對管理水平的要求也就越高,否則就難以駕馭整個企業。


2、管理的成本PMP培訓

管理是需要成本的,同時管理也是為了降低成本、增加盈利的。管理越復雜,在管理上的投入越大,管理的成本也就越高。因此,對于一個企業來說,管理本身并不是目地,而是通過一定的管理來降低由于管理不力所造成的更大的成本。如果一項管理制度給企業帶來的成本,超過了被管理對象本身的價值,那么這樣的管理內容可能就是多余的。因此,對于一個對象是否需要管理,管到什么程度,從根本上還是看怎樣做能使得整體成本最低、利益最大。


3、管理本身也是一種技術,也有其自身的規律,不能盲目設定管理改進的目標。

不同的管理內容之間往往會存在著先后的依賴關系。例如在制定項目計劃過程中,必須首先知道資源的需求情況,才能計算出項目成本,兩者的因果關系就是一種技術規律。


4、受到市場變化的影響。

當企業進入一個比較新的市場領域時,市場競爭并不激烈,供求關系可能是供不應求。隨著客戶的成長,市場不斷成熟,有更多的企業加入進來成為競爭者,就可能逐漸走向供大于求。當市場趨于飽和時,企業的利潤空間越來越小,企業面臨著空前的競爭壓力。在不同的市場環境中,企業對加強管理的要求求迫切程度也是不同的,管理的重點也會有所不同。
企業項目管理thldl.org.cn的改進也同樣受到各種因素的影響,企業也應該根據自身的實際需要,選擇適當的管理規模,追求在管理方面的最佳的投入產出比,而非一味的追求管理的完美。特別是現在管理科學被越來越多的企業所認知,管理學的知識也是越來越普及。企業的管理者對管理水平的高追求與企業管理現狀之間往往會存在一定的差距,如何去彌補這一差距,就需要考慮到管理改進的過程方法。
企業項目管理能力的改進也是一樣。越來越多的人開始理解、熟悉乃至精通企業項目管理理論,企業中的PMP也越來越多,但這并不意味著企業項目管理水平就一定會迅速提高。而且如果簡單的按照企業項目管理理論的要求直接為企業設定了大大超出企業現有能力的標準,對于企業來說反而是有害的。


在業界普遍認為,能夠對項目做出準確、合理的量化考核的企業,已經就是項目管理的高水平了。我們就暫且以此作為企業項目管理體系建設的目標,來分析各種因素的依賴關系。請見下面這樣一張路線圖。這一改進路線圖與組織項目管理成熟度模型并不矛盾,它可以運用在第二層及其以上的各層次成熟度的改進中。


如果企業內有項目管理辦公室(PMO)這樣的組織,那么這一組織應該最終能夠實現項目組合管理。要能做到項目組合管理,必然依賴于對所有的單項目管理的改進。兩者可以同步改進。例如在所有項目的基本計劃能夠得到保證后,PMO就可以分析企業內所有項目的總體計劃,從中發現項目間的依賴和沖突,從計劃的角度開始協調項目間的配合關系。當所有項目都能夠做到比較準確的資源分配時,PMO就可以據此做項目間的資源管理,根據項目的優先級,在不同項目間協調資源分配,使得公司的資源使用更加合理。因此,企業項目管理改進路線圖,不僅適用于企業對單項目管理的改進,也適用于PMO在企業中逐步發揮作用直至完整實現項目組合管理的改進過程,使得PMO最終有能力為項目化管理的企業提供決策的依據。


(1)目標是達到對項目的量化考核,為此,必須能夠同時準確掌握項目計劃基線和項目實際執行的績效情況,通過量化比較,才能夠對項目進行量化的考核。
(2)企業項目管理中最核心的量化值,就是預算和實際的成本數據,通過成本數據可以合理的反映項目在進度、資源等許多方面的情況。我們在前面第1章中,已經介紹了一些相關的績效指標和計算方法(如掙值法)。從中應該看到,要全面形成量化的計劃基準和獲得量化的項目實際績效數據,就必須能夠正確的做出項目成本預算,并采集到準確的項目實際成本數據。為此,企業內的財務管理必須能支持項目預算、核算的要求,明確項目成本核算與企業內按產品核算、按部門核算、人員績效考核等之間的關系,明確項目的各項成本結構和成本指標,以指導項目預算,同時企業要能夠采集并提供項目的實際成本數據。
(3)成本的產生是資源的耗費。為了能夠得到清晰的項目成本管理的方法,首先就要對企業內整體的項目資源進行分析,明確資源的種類、生產效率、價格因素等,并能夠做到在項目中的合理分配。這樣,在項目計劃中才能比較準確的反映出項目任務對資源工作的具體需求量,而不是簡單的表達出任務與資源的分配關系。在項目實際執行中,亦須能夠跟蹤到任務中的資源的實際耗費情況,才能獲得項目的實際成本。總之,只有在準確制定項目計劃和跟蹤資源實際耗費情況的前提下,才能夠做好項目的成本管理。所以說,做好項目成本管理的關鍵是做好對資源的管理。
(4)通過對歷史數據的分析和對市場行情的跟蹤,企業能夠計算出各項資源的綜合成本指標,然后利用這些成本指標和項目計劃中的資源需求,自底向上的計算項目預算,這是常用的一種方法。值得注意的是,這種成本指標不應是企業對外的項目報價,需要從價格中扣除掉公司的各項管理成本分攤,預留利潤,要考慮項目對外采購的應付款等諸多因素。另一方面,企業出于特定的市場目地,可能導致對外價格低于項目成本,此時企業應以投資的心態確認合理的項目成本,而非簡單的壓低項目預算。只有企業在正確理解項目成本,并能夠給出具體的成本指標,這樣才能得到合理的項目成本數據,才能比較真實的反映出項目的各種量化指標。
(5)量化的資源工作量的分配也是資源管理的重要基礎之一。因此必須首先明確項目任務的時間進度的要求,明確資源分配,才能得到資源在任務中分配的工作量。
(6)在解決了項目成本管理的問題后,就可以通過對企業內項目數據的綜合分析,根據管理的要求,確定出項目量化考核的指標,作為項目考核的依據,以后再對這些指標不斷進行優化調整。
(7)在整個改進過程中,都必須同時伴隨著企業項目管理流程和制度、項目管理人員、項目管理工具的配套支持,要制定相應的規矩,要對人員進行必要的培訓,要提供相應的管理工具來支持操作和管理。在本章后續的幾節中,會就這三個方面的問題展開討論。


因此,在上圖中,要達到對項目的量化考核,就至少經歷三個階段。第一階段重點是項目計劃進度和項目實際進度,首先從項目工期上管住項目的進度。因為進度不僅經常被作為項目績效的重要指標,而且進度的延遲也通常都會造成其他指標的惡化;第二階段的重點是在資源使用方面,在進度能滿足要求的情況下,進一步關注項目過程中的資源消耗情況,對于以人力資源為主的項目來說,主要就是關注項目中人力資源的工時分配;第三階段就是成本指標,在項目計劃和實際的資源消耗情況都能夠掌握的情況下,結合資源的價格水平,即資源的單位成本指標,就可以很容易的計算出項目的預算和實際成本指標。這樣,在不同的企業項目管理水平階段,對項目進行考核的指標一定是不同的。第一階段是不計成本,只考核項目進度,第二階段是考核投入資源的消耗量,第三階段才是全面的基于成本指標的量化考核。


在前面各個環節的改進中,都需要在制度流程、人員和工具三個方面同時提供相應的支持,每當要改善一個管理內容時,都需要對項目管理的制度流程進行修訂,對人員進行培訓,增強企業項目管理工具功能支持。對于企業來說,這三個方面的同步提升,就意味著真正意義上的管理的改進。


對于一個企業來說,需要根據這樣一種改進過程,結合現實中的企業項目管理能力,在企業各職能部門之間開展廣泛的交流,確定其中哪些是已經完全具備條件的,哪些是尚不完全明確還存在問題的,哪些是完全不具備條件的。所謂具備條件,包括企業中從上到下的概念是否有清晰的共識、現有的管理制度是否明確、制度的實行是否到位。對于完全具備條件的,就可以首先實施,完全不具備條件的,暫不要觸及,對于尚不完全明確還存在問題的,就要看企業高層的決心、中層的認識基礎、在配套的管理改進上投入的力度,根據這些因素做出判斷,為企業項目管理改進過程選擇一個合適的起點,一步一個腳印的前進,不能拔苗助長。否則,如果對項目信息進行了不合理的量化,用缺乏基礎的數據來考核項目,將會直接誤導對項目的量化考核,造成企業內的成員對項目管理改進的不信任,對企業項目管理的改進將是很不利的。


在改進過程中,企業可能面臨許多不同的問題,改進中產生的新的制度規范,適合于解決某些問題,未必適合全部問題,所以在改進過程中需要特別明確每次改進的適用范圍,否則在解決了某些問題的同時,又會制造出新的問題。例如企業中有軟件開發類項目,還有集成服務類項目,這兩類項目的過程特點差異很大,如果改進過程中首先針對軟件開發類項目制定了新的過程規范,就一定要說明新的規范只適用于該類項目,否則會給集成服務類項目帶來新的問題。這一點在企業的改進過程中是要注意避免的。


在整個企業項目管理改進的過程中,計劃始終都是核心內容。項目管理的改進一定是從項目計劃開始的。如果將項目看作是企業的一種投資行為,那么企業肯定希望以有限的投入獲得盡可能多的產出,項目計劃最終將反映項目預算。從制定項目計劃的過程中可以看出,項目范圍的分析,細化、明確了對項目成果的要求,對項目活動的定義,明確了為完成所要求的成果而必須采取的必要行動,與資源的結合,導致產生資源需求,從而導致成本的預算,這個過程中每一個環節,都是以前一步作為目標的,使得整個項目計劃都是緊緊圍繞項目根本目標的。項目計劃由項目組負責編制,必須經過企業審核、批準之后才能付諸實施。如果是企業外部的項目,該預算將是商務合同的基礎,站在甲方的角度來說,通常會首選總價合同,要求乙方在合同規定的價格內完成項目。如果計劃控制強調得不夠,就可能導致項目預算發生很大的變化,這種情況在企業內部項目中比較容易發生,項目的實際執行過程與計劃發生了很大的偏離,計劃已經對項目缺乏足夠的約束作用,結果企業只好根據項目的實際成本照單全收,用商務合同來解釋,企業與項目之間的合同變成了成本補償類型的合同,這種合同類型對乙方非常有利,但是對甲方來說,將可能是一個泥潭。因此,站在企業的角度,要做好項目控制,無論內部、外部項目,都應采取總價合同的方式來進行管理,不僅便于企業的成本管理,更能有效的約束項目的實施。強調項目計劃的管理,使項目面向目標進行管理,否則將是面向過程的管理,企業必須直接介入項目的內部控制,這對于企業和項目兩方面來說,都是不利的。


舉例


某企業是以項目管理方式作為主要的對外服務項目的管理方式,但一直沒有在企業范圍內明確的強調項目管理,也沒有明確的建立企業級的項目管理體系和項目管理信息系統,只是憑著多年的經驗積累,針對存在著的各種問題做出了一些有關的管理規定,但還很零散、不成體系。經過一段時期的發展,該企業越來越重視其項目管理能力,打算建立起清晰、全面的企業項目管理體系,建立企業級的項目管理信息系統,建立量化的項目考核機制,在企業內強化項目管理制度和流程。在此需求背景下,該企業聘請了項目管理咨詢顧問,協助其推行此項工作。


經過調研、訪談等一系列工作,咨詢顧問對企業項目管理現狀進行了分析,按照前面所描述的項目管理改進路線圖,該企業雖然已經有了一些企業管理必備的管理制度,有了一些企業項目管理方面的要求,甚至還有了具有PMP資格的人員,但是從企業級對項目的控制內容來看,目前還是主要對項目進度進行管理,在資源方面主要還是根據客戶的要求臨時調配,在成本方面更是缺少規范的預算和成本跟蹤機制,項目計劃很粗糙。這種情況就相當于項目管理改進路線圖的第一階段的狀況。因此,咨詢專家建議,不要急于追求貌似科學、嚴謹的量化考核體系,而是扎扎實實的從基礎入手,在公司中完善項目的進度管理,做好項目計劃中的項目范圍定義、資源準備、項目活動的時間安排,同時在項目的實際執行過程中,做好項目實際進度的跟蹤。當然,公司已有的其它相關的管理制度,只要不矛盾的仍然會繼續執行。在項目進度得到完全控制后,再細化對資源的管理,從計劃和實際執行兩個角度來考察投入資源的合理性,再下一步就可以根據資源的消耗計算出項目預算和項目實際成本。有了成本數據,就可以對項目各個方面的工作進展情況進行量化分析了,也就可以得到項目經理、項目成員們詳細的量化指標。到了這一步,企業當初所期望的量化考核自然能夠實現,而且更為重要的是,企業的項目管理能力確實從整體上得到了真正的提高。


這一改進過程所需要的時間,與企業以往的積累有關系,如果企業已經積累了一段時期的相關管理數據,那么這些數據就可以直接作為改進的參考依據,在實現量化管理時可以直接使用歷史數據作為其中的指標標準,對于制定各項具體的管理制度和管理標準,都是很重要的依據。但是如果沒有這些歷史數據的積累,那么企業則需要更多的時間進行改進,而且在改進過程中,制定制度和標準的風險將會加大,每一改進步驟都可能需要更長的適應過程。


綜上所述,企業項目管理的改進是一個循序漸進的過程,我們要科學的按照評估的結果進行分析總結,然后在按步驟進行改革。





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[易卓項管]上海易卓企業管理有限公司/易卓項目化管理學院:系美國項目管理協會PMI®注冊全球教育機構。十余年專注于項目管理專業人士PMP®資格認證、項目化管理培訓咨詢、企業內訓、公開課、贏在職場系列培訓....全面的項目化管理解決之道!已成為眾多500強企業戰略合作項目管理培訓咨詢機構。易卓,讓你PMP®、ACP®、PgMP®認證、PDU積分和續證更容易!百余位全明星講師陣容,全方位專業指導,一站式全流程服務,穩定高通過率保障!


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